Traumjob für alle Bürokaufleute, die Kontakt mit Menschen lieben und sich nicht zwischen Beruf und Familie zerreißen lassen wollen.

Du bist auf der Suche nach einem Job, bei dem du die Fäden der Kommunikation in der Hand hast? Du hast keine Lust mehr, dass deine Organisationsexpertise bei Entscheidungen ignoriert wird? Umso mehr wünschst du dir eine echte Wertschätzung und gutes Team?

Dann solltest du jetzt unbedingt weiterlesen.

Bei der Steuerberatungsgesellschaft von Zahn erwartet dich ein Arbeitgeber, der Wert auf eine gute interne Organisation legt, damit alle Mitarbeiter ihre Aufgaben bestmöglich erledigen können. Daher sind wir vom Wert einer guten Teamassistenz überzeugt. Zudem glauben wir an langfristige Beziehungen: Wir beraten Familienunternehmen schon in zweiter Generation und halten ihnen den Rücken frei. Deshalb steht für uns fest: Deine Familie darf an erster Stelle stehen, damit du bei uns dein ganzes Potential entfalten und die Arbeitsqualität erreichen kannst, auf die unsere Mandanten vertrauen.

Welche Vorteile sonst noch auf dich warten und was du für diesen Traumjob mitbringen solltest, erfährst du in dieser Stellenanzeige.

Diese Aufgaben bearbeitest du als wertvoller Teil unseres Teams

Als Teamassistenz bildest du gemeinsam mit der ersten Teamassistenz die Organisationszentrale unserer Steuerberatungskanzlei, unterstützt deine Kolleginnen und Chefs bei Ihren Tätigkeiten und entlastest das Team im administrativen Tagesgeschäft. Auf alle Aufgaben in unserem Team wirst du optimal vorbereitet. Außerdem gehören zu deinen Tätigkeiten die folgenden Punkte:

Du erledigst allgemeine Büroarbeiten. Dazu gehören unter anderem das Erstellen von Mandantenanschreiben und Drucksachen, Unterlagen für Kolleginnen und Mandanten einscannen und die Betreuung des Empfangsbereiches und der Telefonzentrale. Bei offenen Fragen stehen dir deine Kolleginnen und die Steuerberater stets zur Seite.
Du koordinierst die Termine und Aufgaben der Kanzleileitung, hältst ihnen Werbeanrufe vom Hals und den Rücken frei. Du behältst Aufgaben und Termine selbstständig im Auge und erinnerst daran – wenn nötig auch mehr als einmal.
Du pflegst Mandantenstammdaten und Dokumentenvorlagen in unserer Verwaltungssoftware DATEV. Dazu gehört auch die Überwachung der runden Geburtstagstage von Mandanten. Lernvideos und Lehrgänge für den Umgang mit der Software stellen wir natürlich wärend der Arbeitszeit zur Verfügung.
Du pflegst und überwachst unser digitales Fristenbuch und Posteingang, informierst deine Kolleginnen und Kanzleileitung über ablaufende Fristen. Bei Nichteinhaltung wendest du dich an den zuständigen Steuerberater in unserer Kanzlei.
Du koordinierst und organisierst die digitale Infrastruktur unserer Kanzlei. Dazu stimmst Du dich mit unseren IT-Dienstleistern ab, sammelst Wünsche und Themen von Mitarbeitern ein und stimmst Prozessabläufe und Beschaffungen mit den Steuerberatern ab.
Du unterstützt die interne Buchhaltung der Kanzlei, dazu gehört das Einscannen und Verbereiten der Belege in DATEV Unternehmen Online, die Verwaltung unserer Handkasse und das Führen des digitalen Kassenbuchs in DATEV Unternehmen Online und die Vorbereitung des Mahnwesens in der Software DATEV Kanzleirechnungswesen. Bei Fragen und Ideen tauscht du dich mit der Kanzleileitung und den Kolleginnen aus.
Du gehst mit offenen Augen durchs Büro und kümmerst dich darum, dass es ein Platz zum Wohlfühlen ist. Das bedeutet selbstständige Bestellung und Verwaltung von Büromaterial, Getränken und Essen, Vorbereiung und Organisation von Teamausflügen, aber auch für Tätigkeiten wie Blumengießen und Spülmaschine ausräumen solltest du dir nicht zu schade sein.
Du organisierst unsere Teambesprechungen und nimmst daran teil, um fachlich, organisatorisch und informell auf dem neuesten Stand zu sein. Falls du Vorschläge zu internen Verbesserung hast, die dir oder anderen die Arbeit erleichtern, darfst du diese gerne einbringen.
Du bildest dich in der Programmwelt der DATEV und in fachlichen Anforderungen einer Steuerkanzlei weiter fort. Ziel ist, dass dein Aufgaben- und Verantwortungsbereich im Laufe der Zeit anwächst, sodass stärkenbezogen weitere Aufgaben hinzukommen können

Dein Profil

Es ist uns egal, wenn du quer einsteigst oder eine unkonventionelle Biographie hast. Viel wichtiger ist uns, dass du zuverlässig und bist und nicht die Ruhe verlierst, wenn mehrere Aufgaben gleichzeitig anfallen. Darüber hinaus solltest du folgende Dinge mitbringen:

Du hast eine abgeschlossene Ausbildung zum Kauffrau/-mann für Büromanagement oder eine vergleichbare Ausbildung absolviert.
Dank deiner Kommunikationsstärke und Organisationstalent fällt dir das Arbeiten mit neuen Menschen leicht. Deine vorherigen Chefs haben dich regelmäßig für deine gewissenhaften Erinnerungen an offene Punkte und Termine gelobt.
Du arbeitest sicher mit den Office Programmen Word, Outlook und Excel und bist bereit dich in DATEV einzuarbeiten. Weil du weißt, dass die Digitalisierung auch vor deinem Arbeitsfeld keinen Halt macht, hast Du schon erste Berührungspunkte mit Kommunikationssoftware wie Zoom oder MS Teams und kannst du dir auch vorstellen, KI einzusetzen, um für die Zukunft sicher aufgestellt zu sein.
Mandanten oder Kunden haben sich schon häufiger bei dir für die gute und zuvorkommende Betreuung bedankt. Du hast Geduld mit den Mandanten und aber kommunizierst gleichzeitig klar. Kommt die gleiche Frage zum dritten Mal, bringt dich das nicht aus der Fassung.
Wenn man dich in der Vergangenheit bei der Arbeit beobachtet hat, hat man immer einen Post-It-Block, ein Notizbuch oder eine digitale Notizapp bei dir gesehen. Darin hast du dir immer alles notiert, denn die Vorstellung Dinge vergessen zu können, macht dich wahnsinnig.
Wenn du in der Vergangenheit selbst mal nicht weitergekommen bist, hast du dich nicht davor gescheut, deine Kollegen um Hilfe zu bitten. Diese Unterstützung ist bei uns üblich, einer allein kann nicht alles wissen.
In den letzten Monaten hast du alle Deadlines eingehalten, sofern du alle Unterlagen rechtzeitig erhalten hast.
Deine Freunde freuen sich, wenn Du etwas organisierst, weil sie wissen, dass es dann gut wird.

Bewirb dich bitte NICHT, wenn ...

du dich als Einzelkämpfer siehst und es dir absolut schwer fällt im Team zu arbeiten.
du überhaupt keine Lust hast dich mit dem Thema “Digitalisierung” zu beschäftigen und am liebsten ausschließlich papierbasiert arbeiten möchtest.
du regelmäßige Weiterbildung nicht als notwendig ansiehst, um in der heutigen Arbeitswelt bestehen zu können.
Ordnung und Sorgfalt für dich Fremdwörter sind und es bei der Bearbeitung deiner Aufgaben regelmäßig zu Flüchtigkeitsfehlern kommt.
du schnell von Fragen deiner Kollegen genervt bist und keine Lust hast, dich auch mal privat mit ihnen auszutauschen.
du generell ein Einzelkämpfer bist und nichts von gegenseitiger Unterstützung hältst.
du deinen Job nur machst, um die Miete zu zahlen.

Ansonsten freuen wir uns, von dir zu hören!

Womit wir dir zeigen, dass wir deine Arbeit zu schätzen wissen

Bei der von Zahn Steuerberatungsgesellschaft erwarten dich klar strukturierte Prozesse und ein hilfsbereites und familienfreundliches Team, das dir immer den Rücken stärkt. Außerdem erhältst du folgende Vorteile:

✔️ Klar definierte Aufgaben – Bei uns gibt es ganz klar definierte Arbeitsprozesse und Strukturen. Durch erprobte Abläufe, die sich bewährt haben, sorgen wir dafür, dass der Betrieb sehr reibungsarm funktioniert und wir an Optimierungen arbeiten können.
✔️ Urlaubstage nach Betriebszugehörigkeit – Bei uns musst Du nicht um Urlaub betteln, spätestens nach 5 Jahren Betriebszugehörigkeit bist du bei 30 Tagen.
💸 Kein Provisionsdruck – In manchen Kanzleien gibt es unfaire Provisionsmodelle nach dem Motto, je mehr Mandate man betreut desto mehr Geld bekommt man. Aber jedes Mandat ist unterschiedlich und nicht jeder ist der Typ für aktive Beratung. Deshalb haben wir uns hier gegen ein System entschieden, dass dich unter Druck setzt.
🧑‍🤝‍🧑 Mentor für deine strukturierte Einarbeitung – Damit du dich von Beginn an gut bei uns aufgehoben fühlst, begleitet dich in der Einarbeitungsphase ein Mentor, an den du dich bei allen fachlichen und organisatorischen Fragen wenden kannst.
🏠 Teilzeit und Home Office Modelle – Damit du flexibel bei deinem Arbeitsplatz und Arbeitsalltag bist, bieten wir dir nach Bedarf individuell gestaltbare Teilzeitmodelle und tageweise Home Office.
👨‍👦‍👦 Familienfreundliche Urlaubsplanung – Weil wir wissen, dass Kinder das Wichtigste im Leben sind, geben wir unseren Mitarbeitern mit Kindern besonders viel Raum. Das äußert sich zum Beispiel in einer familienfreundlichen Urlaubsplanung.
🔴 Dein roter „Stop“-Knopf – Uns ist wichtig, dass du dich bei uns und mit deinen Aufgaben wohlfühlst. Sollte dies mal nicht so sein und du das Gefühl hast, dass dir alles über den Kopf wächst, oder Mandanten unangemessen Druck ausüben, steht dir ein virtueller „roter Knopf“ zur Verfügung. Das ist für uns das Signal, dass wir eingreifen und dich unterstützen.
🏖 Bezuschusster Jahresurlaub – Uns ist wichtig, dass du bei Kräften bleibst und Auszeiten mit deiner Familie hast. Dabei liegt uns am Herzen, dass du deinen Urlaub in vollen Zügen genießen kannst. Aus diesem Grund schenken wir dir 150 Euro steuerfreie Erholungsbeihilfe, wenn du mindestens 2 Wochen Urlaub am Stück nimmst.
💶 Festes Gehalt mit Nettolohnoptimierungen – Damit du mehr Netto vom Brutto hast, bieten wir dir neben deinem fairen Festgehalt Kita-, Fahrtkosten- und Essensgeldzuschüsse.
👸🤴 Weniger Arbeit am Geburtstag – Geburtstag hat man nur einmal im Jahr. Aus diesem Grund schenken wir dir an deinem Ehrentag einen halben Tag Sonderurlaub und du erhältst oben drauf eine kleine Überraschung von deinem Team.
👵 👴 In Würde altern – Damit du in Würde altern kannst und in deiner Rente finanziell gut aufgestellt bist, unterstützen wir dich nach einem Jahr Betriebszugehörigkeit mit einer eigenen betrieblichen Altersversorgung.
🚃 Entspannter Arbeitsweg – Damit du dir keine Gedanken um deinen Arbeitsweg machen musst, erhältst du von uns die Monatskarte für deine Bahnstrecke, die komplett auf unsere Kosten geht.
🥤 + ☕ Getränke – heiß und kalt – Mit einem frisch gemahlenen Café, Cappuccino oder Latte Macchiato aus unserem hochwertigen Kaffeevollautomaten, und Mineralwasser lässt es sich doch gleich viel besser arbeiten, oder? 😉 Genau deshalb kannst du dich bei uns in der Mitarbeiterküche jederzeit kostenfrei bedienen.